Polityka prywatności

Polityka informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych
dla Kontrahentów Biura Tłumaczeń KWARTET s.c. Monika Depczyńska Beata Szczypińska i osób działających w ich imieniu

Na podstawie art. 13 ust. 1 i ust. 2 oraz art. 14 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/56/WE (dalej jako: „RODO”) stosowanego od 25 maja 2018 r., informujemy Państwa o sposobie i celu w jakim przetwarzamy Państwa dane osobowe (dalej: „Dane”), a także o przysługujących Państwu prawach związanych z ochroną Danych.

Kto jest odpowiedzialny za przetwarzanie Danych i z kim można się skontaktować w sprawach związanych z przetwarzaniem?

Administratorem Państwa Danych jest Biuro Tłumaczeń KWARTET s.c. Monika Depczyńska Beata Szczypińska (dalej jako „KWARTET”) (dalej: „Administrator”). Z Administratorem można się skontaktować:

pisemnie, kierując korespondencję na adres: Biuro Tłumaczeń KWARTET s.c. ul. Zwierzyniecka 10, 60-813 Poznań,
telefonicznie, pod numerem: 061 480-567,
mailowo, pod adresem: kwartet@kwatret.com.pl.

W jakim celu i na jakiej podstawie prawnej przetwarzamy Państwa Dane?

Państwa Dane przetwarzamy zgodnie z postanowieniami RODO i polskimi przepisami prawa w zakresie ochrony Danych. Robimy to, ponieważ wypełniamy:

zobowiązania wynikające z umowy (art. 6 ust. 1 lit b RODO),
obowiązki prawne (art. 6 ust. 1 lit c RODO).

Co to oznacza?

Dane są przetwarzane w celu realizacji umów zawartych z Kontrahentem lub w celu realizacji działań przed zawarciem umowy, które są wykonywane na życzenie Kontrahenta.

Informujemy, że niepodanie Danych niezbędnych do zawarcia umowy lub wynikających z wymogów prawa uniemożliwi Administratorowi świadczenie usług.

Ponadto istotne jest, że:

przetwarzamy Dane, jeśli zajdzie taka potrzeba, do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora lub stronę trzecią (art. 6 ust. 1 lit f RODO).

Może to obejmować między innymi: przetwarzanie danych osób działających w imieniu Kontrahenta w celu realizacji umowy z Kontrahentem, zapobieganie oszustwom i przestępstwom, zapewnienie bezpieczeństwa informatycznego, dochodzenie roszczeń oraz obronę przed roszczeniami.

Komu możemy przekazywać Dane?

Dane mogą być udostępniane innym odbiorcom w celu realizacji umowy z Kontrahentem, w celu wykonania ciążącego na Administratorze obowiązku prawnego lub dla celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów Administratora lub strony trzeciej.

Odbiorcami Danych mogą być, w szczególności:

upoważnieni pracownicy KWARTET,
tłumacze współpracujący z KWARTET,
inne instytucje i podmioty upoważnione do pozyskania Państwa Danych na podstawie odpowiednich przepisów prawa,
podmioty przetwarzające Dane na zlecenie Administratora oraz ich upoważnieni pracownicy,
podmioty takie jak: podmioty świadczące usługi księgowe, archiwizacji i niszczenia dokumentów, informatyczne, doradcze, audytowe, drukarskie, marketingowe oraz biegli rewidenci w związku z audytem sprawozdań finansowych Administratora.

Jak długo będą przetwarzane (przechowywane) Państwa Dane?

Dane będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji celów przetwarzania wskazanych w pkt 2, tj.:

w zakresie realizacji zawartej umowy – do czasu zakończenia jej realizacji,
w zakresie wypełniania zobowiązań prawnych ciążących na Administratorze w związku z prowadzeniem działalności i realizacją zawartych umów – do czasu wypełnienia tych obowiązków przez Administratora;
do czasu wypełnienia prawnie uzasadnionych interesów KWARTET stanowiących podstawę tego przetwarzania lub do czasu wniesienia przez Państwa sprzeciwu wobec takiego przetwarzania, o ile nie występują ważne prawnie uzasadnione podstawy dalszego przetwarzania Danych (np. realizacja ewentualnych roszczeń lub obrona przed roszczeniami, kiedy to Dane mogą być przetwarzane, przez okres wynikający z biegu ogólnych terminów przedawnienia roszczeń liczonego od wygaśnięcia umowy).

Jakie prawa przysługują Państwu, aby Dane były odpowiednio chronione?

Macie Państwo prawo:

żądać dostępu do swoich Danych, a także żądać ich sprostowania, ograniczenia ich przetwarzania lub ich usunięcia;
żądać przeniesienia dostarczonych Administratorowi przez Państwa Danych przetwarzanych w celu zawarcia i wykonywania umowy. Przeniesienie polega na otrzymaniu od Administratora Państwa Danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz prawie do przesłania ich innemu administratorowi Danych, o ile jest to technicznie możliwe. Uprawnienie nie dotyczy danych, które stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa Administratora lub tajemnicę zawodową;
wniesienia skargi do organu nadzorczego właściwego dla ochrony danych osobowych.

Ponadto mają Państwo prawo wnieść w dowolnym momencie sprzeciw wobec przetwarzania Danych:

w sytuacji gdy Administrator przetwarza Dane do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów (art. 21 ust. 1 RODO),

Administrator realizując Państwa prawa może zażądać dodatkowych informacji niezbędnych do potwierdzenia tożsamości.

Czy mają Państwo obowiązek dostarczyć Dane?

W zakresie, w jakim przetwarzanie Państwa Danych następuje w celu zawarcia i realizacji umowy z Administratorem podanie przez Państwa Danych jest warunkiem zawarcia tej umowy. Podanie Danych ma charakter dobrowolny, lecz jest niezbędne do zawarcia i realizacji umowy z Administratorem. Abyśmy mogli spełnić te obowiązki przepisy wymagają dostarczenia niezbędnych informacji i dokumentacji oraz niezwłocznego powiadomienia o wszelkich zmianach. Jeśli nie dostarczą Państwo Administratorowi niezbędnych informacji i dokumentów, Administrator nie będzie mógł zawrzeć ani realizować umów oraz prowadzić obsługi.

Skąd pozyskujemy Państwa Dane i jakie są ich kategorie?

Dane pochodzą od Kontrahentów lub osób reprezentujących Kontrahentów na podstawie udzielonych pełnomocnictw lub obowiązujących przepisów prawa.

W przypadku Danych osób reprezentujących przedsiębiorców lub też działających w inny sposób na ich rzecz, Dane możemy pozyskiwać ze źródeł publicznych.

W przypadku przetwarzania Danych dotyczących osób działających w imieniu Kontrahenta Administrator może przetwarzać takie kategorie Danych jak: dane identyfikacyjne, oraz gdy wymagają tego przepisy dane kontaktowe i adresowe.